Zawieranie umowy drogą telefoniczną lub mailową

Możliwość zawarcia umowy przez Internet czy telefon wynika z zasady swobody umów, wyrażonej w art. 353¹ Kodeksu cywilnego:

Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.

Zasada ta jest jedną z podstawowych i równocześnie najważniejszych zasad prawa cywilnego. Wyraża się ona w tym, że strony mogą, z pewnymi wyjątkami, kształtować wiążący je stosunek według własnego uznania. Swoboda ta wiąże się także ze swobodą doboru formy dokonywanej czynności prawnej. W tej kwestii duże znaczenie ma art. 60 k.c.:

Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Oznacza to, że jeżeli konkretna forma czynności prawnej nie została przewidziana w ustawie, wówczas posiadamy pełną swobodę ustalania jej według naszego uznania. Każda umowa będzie mogła być zawarta telefonicznie czy mailowo, o ile przepisy nie przewidują inaczej. W związku z tym niedopuszczalne będzie np. udzielenie pełnomocnictwa ogólnego przez telefon (ustawa przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności) czy też sprzedaż nieruchomości drogą mailową (wymagana jest forma aktu notarialnego).

Mając na względzie to, w jak wielu przypadkach możliwe jest zawarcie umowy poprzez telefon lub wiadomość e-mail, warto jest wiedzieć jak do niego ostatecznie dochodzi i jakie obowiązki musi spełnić przedsiębiorca w stosunku do konsumenta, z którym zawiera umowę. Jak już zostało wspomniane, umowy zawarte drogą telefoniczną lub mailową należy zaliczyć do umów zawieranych na odległość. Od dnia wejścia w życie przepisów ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, tj. od 25 grudnia 2014 r., istotnym zmianom uległy zasady zawierania umów na odległość, czyli takich, do których zawarcia nie jest wymagana jednoczesna obecność obu stron. Ustawa ta nałożyła na przedsiębiorców szereg nowych obowiązków.

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że zarówno do umowy zawieranej przez telefon, jak i umowy zawieranej drogą mailową mają zastosowanie wszystkie przepisy dotyczące umów zawieranych na odległość, w tym dotyczące obowiązków informacyjnych, a zwłaszcza tych wynikających z art. 12 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta.

Zgodnie z tym przepisem, najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, przedsiębiorca ma obowiązek poinformować konsumenta w sposób jasny i zrozumiały m.in. o:

• głównych cechach świadczenia z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia,

• swoich danych identyfikujących, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numerze, pod którym został zarejestrowany,

• danych kontaktowych (w tym adres, numer telefonu, adres e-mail),

• łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie wraz z podatkami, a także opłatach za transport, dostarczenie, usługi pocztowe,

• sposobie i terminie zapłaty,

• sposobie i terminie spełnienia świadczenia przez przedsiębiorcę oraz stosowanej przez przedsiębiorcę procedurze rozpatrywania reklamacji,

• sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy,

• możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasadach dostępu do tych procedur.

Dodatkowy obowiązek w przypadku zawierania umów przez telefon nakłada na przedsiębiorcę przepis art. 20 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta.  Gdy przedsiębiorca kontaktuje się z konsumentem przez telefon w celu zawarcia umowy na odległość, ma on obowiązek na początku rozmowy poinformować konsumenta o:

• tym celu,

• danych identyfikujących przedsiębiorcę oraz dane identyfikujące osobę, w imieniu której telefonuje.

Ponadto, zgodnie z ust. 2 tego artykułu, jeżeli przedsiębiorca proponuje konsumentowi zawarcie umowy przez telefon, ma on obowiązek potwierdzić treść proponowanej umowy utrwaloną na papierze lub innym trwałym nośniku. Oświadczenie konsumenta o zawarciu umowy jest skuteczne dopiero wtedy, gdy zostanie utrwalone na papierze lub innym trwałym nośniku (np. drogą mailową) po otrzymaniu potwierdzenia od przedsiębiorcy.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na definicję trwałego nośnika. W myśl przepisu art. 2 pkt 4 ustawy o prawach konsumenta trwały nośnik to:

materiał lub narzędzie umożliwiające konsumentowi lub przedsiębiorcy przechowywanie informacji kierowanych osobiście do niego, w sposób umożliwiający dostęp do informacji w przyszłości przez czas odpowiedni do celów, jakim te informacje służą, i które pozwalają na odtworzenie przechowywanych informacji w niezmienionej postaci.

Pojęcie i funkcja trwałych nośników zostały również wyjaśnione w motywie 23 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/83/UE z dnia 25 października 2011:

Trwałe nośniki umożliwiają konsumentowi przechowywanie informacji tak długo, jak jest to dla niego konieczne w celu ochrony swoich interesów wynikających ze stosunków łączących go z przedsiębiorcą. Takie nośniki powinny obejmować w szczególności papier, pamięć USB, płyty CD-ROM, DVD, karty pamięci lub dyski twarde komputerów, a także pocztę elektroniczną.

Przepisy nie precyzują tej kwestii, jednak warto, by wymagane utrwalenie oświadczenia nastąpiło zarówno po stronie konsumenta, jak i przedsiębiorcy. Na przykład w sytuacji, gdy utrwalenie to nastąpi poprzez wysłanie wiadomości e-mail, oświadczenie zostanie utrwalone na obu kontach pocztowych.

Dopiero, gdy treść proponowanej umowy oraz oświadczenie konsumenta o zawarciu umowy zostaną utrwalone na papierze lub innym trwałym nośniku, umowa zostanie skutecznie zawarta. W praktyce oznacza to, że konsument może odesłać podpisany dokument (wysłany uprzednio przez przedsiębiorcę listem tradycyjnym) czy też odpisać na wiadomość e-mail, że zgadza się na proponowane przez przedsiębiorcę warunki oraz wie, że zamówienie pociąga za sobą obowiązek zapłaty.

Rozmowę telefoniczną należy uznać jedynie za formę kontaktu pomiędzy konsumentem a przedsiębiorcą. Oświadczenia woli podczas niej złożone nie będą skutkowały zawarciem umowy. W przypadku kontaktu telefonicznego w celu zawarcia ważnej umowy niezbędna będzie wymiana co najmniej dwóch wiadomości (oświadczeń woli) pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem, zapisanych na trwałym nośniku.

Sytuacja zawarcia umowy na odległość przedstawia się prościej w przypadku zawierania umów drogą mailową. Może bowiem do niego dojść w wyniku wymiany wiadomości elektronicznych. Stają się one wówczas nie tylko formą kontaktu i ustaleń, ale także formą samego zawarcia umowy.